Manter as contas sob controle é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. Reduzir custos e manter as operações funcionando de maneira saudável é ainda melhor para os negócios.
Mas como reduzir custos sem prejudicar nenhuma das áreas envolvidas? Primeiro, é necessário entender quais estão sendo os gastos da sua empresa e se poderiam melhorar, para assim, reduzi-los. Continue a leitura para descobrir como identificar e reduzir os principais gastos da sua empresa.
Qual é a diferença entre custos e despesas?
Quando falamos de custos, é importante diferenciá-los de despesas:
Custos são os valores investidos em recursos e serviços diretamente relacionados à produção de bens ou serviços. Exemplos: mão de obra, matéria-prima, equipamentos, ferramentas e manutenção.
Despesas são os gastos com bens e serviços necessários para a manutenção da empresa, mas não estão diretamente ligados à produção. Por exemplo: Aluguel, impostos, contas de luz, água, telefone e campanhas de marketing.
Quais são os principais custos da empresa?
Agora que entendemos a diferença entre custos e despesas, vamos explorar os principais tipos de custos que ocorrem nas empresas. Esses custos podem ser classificados em:
- Custos Fixos: São permanentes, como aluguel, seguros e salários administrativos, que não variam com a produção.
- Custos Variáveis: Eles mudam conforme o volume de produção, como matéria-prima e embalagens.
- Custos Diretos: Diretamente relacionados ao produto ou serviço, como a matéria-prima necessária para cada unidade.
- Custos Indiretos: suportam o processo de produção como um todo, sem ligação direta com o produto final, como a manutenção de máquinas.
- Custos de Mão de Obra Direta e Indireta: envolvem salários dos trabalhadores ligados diretamente à produção e dos que apoiam o processo, como os operadores.
- Custos operacionais: relacionados ao desgaste de máquinas e equipamentos usados na produção.
- Custos de Armazenagem e Transporte: para manter estoques e distribuir produtos acabados.
- Custos de Qualidade e Controle: garantir que os produtos atendam aos padrões estabelecidos.
Compreender esses custos permite uma análise detalhada das finanças da empresa, ajudando a identificar oportunidades de economia.
7 estratégias para reduzir custos da empresa
A seguir, apresentamos 7 estratégias que, quando aplicadas corretamente, podem reduzir significativamente os custos da sua empresa.
1. Análise os processos da empresa
Uma das primeiras etapas para reduzir custos é realizar uma análise detalhada de todos os processos e recursos da empresa.
Através dessa análise é possível identificar desperdícios que estão sendo gerados em cada setor, seja por mau uso da matéria-prima ou até manutenção recorrente do maquinário.
Com base nessa análise, é possível tomar decisões mais assertivas e eficientes para otimizar os gastos.
2. Teto de gastos mensais
Quando não há um orçamento de gastos estipulado para cada setor, a tendência é que os gastos sejam maiores e menos eficientes. É fundamental definir um orçamento para cada setor, em conjunto com os líderes, para controlar os gastos.
Esse valor pode ser retirado com base nas análises dos custos dos últimos anos. Além de ser importante orientar todos os setores da empresa, para que haja uma mudança significativa na atitude dos colaboradores.
3. Redução do uso de papel
Hoje em dia, praticamente todo tipo de documento pode ser digitalizado, eliminando a necessidade de gastos com papel. Que é um recurso que impacta bastante o orçamento de uma empresa.
Ao armazenar as informações na nuvem, você garante a segurança dos dados e economiza espaço físico.
Isso não impede a sua empresa de usar papeis no escritório, só conscientiza o uso apenas para casos realmente necessários.
4. Renegocie com os principais fornecedores
Uma das técnicas de reduzir os custos, é a negociação com o fornecedor da sua matéria-prima. Adquirindo os insumos com um preço menor, você transforma o seu negócio em algo mais lucrativo, deixando uma margem de lucro do produto vendido maior.
Para isso, primeiro é necessário avaliar se você está pagando um preço justo, comparando com os preços que o seu concorrente paga. Também avalie o custo de outros fornecedores. Além de avaliar a possibilidade de pegar um número a mais de material, para um preço menor.
5. Estoque organizado
O estoque é um dos setores de maior gasto de uma empresa, pois muitos negócios fazem a compra antecipada dos produtos para garantir a disponibilidade para vendas. É importante identificar a rotatividade que ocorre no estoque, para não fazer a compra de produtos que ocupam espaço de armazenamento mas tem pouco giro.
Produtos parados por muito tempo, vira um gasto desnecessário que poderia ser reduzido através de monitoramento de inventários, organização e controle de estoque.
6. Diminuir a rotatividade da equipe
Você já deve ter notado que o custo de aquisição de novos talentos pode ser um pouco caro. É um processo demorado que conta com gastos de captação, entrevista até a formalização do contrato.
Sem falar nas demissões, que também são marcadas como burocráticas e caras, contando com pagamentos de benefícios ou multas.
Portanto, é importante buscar reduzir a rotatividade da equipe. Investindo na retenção de talentos, aplique treinamentos, faça feedbacks para melhorias, escute o que eles têm a dizer e ofereça boas condições para que as pessoas se sintam bem e desejam fazer carreira na empresa.
7. Tecnologia para a gestão financeira
A tecnologia é uma ótima forma de reduzir custos, principalmente através de sistemas, como um software de gestão. Esse sistema, conhecido também como ERP, traz diversas vantagens para todos os setores da empresa, como:
- Automatização de tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários foque em atividades mais estratégicas;
- Economia de mão de obra;
- Reduz o número de erros manuais;
- Fácil visualização e controle financeiro através do fluxo de caixa;
- Informações e dados para análises e tomadas de decisões bem elaboradas;
- Organização e controle de estoque;
- Integração entre todas as áreas da empresa.
Existem essas e muitas outras vantagens que um sistema de gestão pode proporcionar para sua empresa. Esses benefícios eliminam a gestão através de planilhas e relatórios em papeis, que são muito propícios a erros.
Conheça o Sistema Impacto, um ERP que se adapta a sua empresa e vai te ajudar a reduzir custos, além de crescer a sua empresa, aumentando suas vendas e produtividade da equipe.
Espero que essas estratégias ajude a tomar decisões que vão reduzir custos na sua empresa. Continue acompanhando conteúdos semanais sobre empreendedorismo, atualizações e tecnologia, assine a Newsletter da TRS Sistemas!
