Ter uma empresa significa ter uma série de gastos com fornecedores, aluguel, contas básicas e prestadores de serviço. Organizar tudo isso é de extrema importância para que o caixa da empresa tenha saldo positivo. Mas afinal, como fazer o controle de contas a pagar? Continue a leitura e descubra o que isso significa e 5 passos para começar a fazer.
Afinal, o que significa fazer o controle de contas a pagar?
Fazer o controle de contas a pagar significa antecipar as despesas da empresa e, dessa forma, se preparar para elas. Assim, as obrigações financeiras da sua empresa são identificadas e você evita surpresas negativas no final do mês.
Entretanto, o controle das contas a pagar não está relacionado apenas ao pagamento em dia, mas sim a todo o setor financeiro de uma empresa. Isso inclui a tomada de decisões de forma estratégica, com planejamento prévio antes de pagar as contas. A seguir, veja 5 passos para fazer o controle de contas a pagar e veja como é importante antecipar os lançamentos futuros.
1. Comece registrando todas as movimentações financeiras da empresa
O controle de contas a pagar não é algo deslocado do caixa da empresa. Portanto, faça um registro detalhado de todas as movimentações financeiras da empresa, listando o que entre, o que sai e também lançamentos futuros.
É a partir desse registro que a empresa pode conhecer seu caixa, otimizar a compra de estoque, saber informações estratégicas que podem ajudar a escolher, por exemplo, a data de vencimento dos boletos e muito mais. É a partir dessa primeira etapa que a empresa poderá controlar melhor suas contas a pagar.
2. Controle o fluxo de caixa
Assim como os registros financeiros, o controle do fluxo de caixa é primordial para manter as contas em dia. Por meio dele é possível ter acesso às movimentações financeiras que acontecem em períodos curtos na empresa. Por isso, é interessante que seja feito diariamente. Dessa forma, é possível acompanhar quanto há no caixa de perto, sem margem para erros.
Assim, é possível projetar qual será o fluxo de caixa para a data de vencimento das contas e ter verba o suficiente para pagar.
3. Separe as contas por datas de vencimento
Depois, você irá separar as contas por data de vencimento, para que nenhuma delas fique para trás. Pode ser interessante reunir todas as contas para a mesma data, se isso for possível para a realidade do seu caixa.
A escolha da data de vencimento também pode ser pensada de acordo com a projeção do fluxo de caixa. Por exemplo, se há dois períodos do mês com mais entradas nos caixas, pode ser interessante dividir as contas, metade em cada um dos períodos.
4. Monitore as contas a receber
Ter saldo disponível para pagar as contas inclui ter controle das contas a receber. Portanto, monitore as contas a receber, fazendo cobranças quando for necessário. Com um bom monitoramento do fluxo de caixa, fica mais fácil perceber quais clientes costumam atrasar o pagamento e realizar lembretes antes do prazo. Assim você garante um bom fluxo de entradas no seu caixa.
5. Automatize o setor financeiro da sua empresa
Falhas causadas por erros humanos são recorrentes quando há muitos processos manuais nas empresas, especialmente em relação às finanças. Boletos de contas que desaparecem ou ficam esquecidos em gavetas, fluxo de caixa que não é atualizado diariamente e outros erros trazem problemas na gestão de contas a pagar. Portanto, ter uma ferramenta tecnológica para o setor financeiro vai trazer mais praticidade.
Uma dessas soluções é o Sistema Impacto, que integra o setor financeiro da empresa e oferece mais controle no fluxo de caixa. Com ele é possível controlar contas a pagar e receber, conferir o histórico de cobranças, além de ter acesso a relatórios gerados automaticamente. Visite nosso site e saiba mais detalhes sobre ele.
