Sabemos que a competitividade é um dos objetivos mais concretos de qualquer empresa no mercado. Afinal, ganhar reconhecimento e autoridade de marca gera mais clientes. No entanto, o processo de competição não começa apenas de forma externa.
Precisamos avaliar os contextos internos da empresa e perceber se os fluxos de atividades estão sendo gerados e conduzidos de maneira eficiente e estratégia na organização! Para isso, enxergamos a devida importância do mapeamento de processos, que busca identificar qualidades e deficiências de forma minuciosa em cada etapa do processo produtivo.
Quer saber mais sobre o assunto? Nesse post iremos te mostrar os 5 passos necessários para realizar um mapeamento de processos eficiente. Confira!
1. Defina os objetivos da sua empresa
Antes de tudo, devemos começar o nosso mapeamento de processos buscando definir os principais objetivos do seu negócio. É de suma importância causar uma reflexão acerca do papel das atividades realizadas internamente e se estão sendo executadas de maneira eficiente. Nesse primeiro momento, é crucial avaliar algumas questões, como por exemplo:
- Principais objetivos de cada processo;
- Se existem gargalos (limitações que geram entraves para a capacidade de um sistema) e demais pontos críticos;
- Se as atividades que estão sendo realizadas cumprem seus objetivos e resultados;
- Se normas e diretrizes estão sendo implementadas de forma eficiente (especialmente as de segurança).
2. Busque identificar as entradas e saídas de processos
Dando continuidade, percebemos um segundo processo de mapeamento importante: a identificação de entradas e saídas. De forma prática, as atividades que constituem as entradas são os insumos e materiais necessários para a execução do processo.
Logo depois, veremos como funcionam as saídas, que é basicamente o resultado do processo. No entanto, esses resultados nem sempre são tangíveis, uma vez que podem ser estatísticas, dados etc.
3. Identifique os fornecedores do processo
Identificar quem encaminha as entradas pode ser de suma importância para um mapeamento ainda melhor. Esses serviços ou materiais podem ser entregues tanto por fornecedores internos — profissionais da sua empresa que dão suporte com o fornecimento de entradas para a produção — ou os fornecedores externos — que não são da empresa, mas que fornecem entradas para otimizar o processo produtivo da sua marca.
4. Busque identificar os principais componentes do processo
Se houver um gestor capacitado e responsável para mapear de forma rápida os processos, ele precisa, obrigatoriamente, estar a par de todos os recursos usados na atividade que será mapeada. Sendo assim, é necessário identificar:
- Materiais e equipamentos usados;
- As principais tecnologias usadas/demandadas;
- Todas as entradas e saídas;
- Quais são as metodologias utilizadas.
5. Fazer um catálogo de todos os handoffs dos processos
Caso você não saiba, o termo handoff nada mais é do que um ponto no processo onde a informação ou até mesmo o trabalho passa de uma função para outra. Se formos exemplificar esse processo, seria como se fosse uma corrida de revezamento, onde o bastão acaba sendo repassado de pessoa para pessoa.
Usando essa analogia, percebemos que quando os setores passam responsabilidades de umas para as outras, pode haver problemas e conflitos de informação internos.
Logo, para melhorar esse ponto, é preciso que os handoffs estejam contidos no mapa de processos, aumentando a visualização desses gargalos, provendo as medidas necessárias para melhorá-los, e por fim, otimizar a comunicação interna.
Gostou das dicas? Agora que você já conhece os 5 passos necessários para realizar um excelente mapeamento de processos, que tal ampliar o seu conhecimento sobre o assunto? Assine a nossa newsletter e fique por dentro de nossas novidades.
