Um dos grandes aliados da gestão empresarial é a tecnologia. Através dela é possível ter acesso a software e inteligências que integram todos os setores de uma empresa, reduzindo custos e facilitando em tomadas de decisões baseadas em dados, como um ERP.
Se a responsabilidade de escolher o ERP ideal para sua empresa está em suas mãos, continue neste artigo, pois preparamos pontos cruciais que você deve analisar antes de contratar um software.
Quais as vantagens de um ERP?
ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, que na prática é um sistema de gestão empresarial responsável por integrar todas as áreas, melhorar a comunicação interna e as rotinas do financeiro, compras, produção, estoque, entre outros setores.
Como citamos, uma de suas grandes vantagens é a integração de toda empresa através de uma única plataforma, tornando possível o controle, automação e monitoramento das atividades da empresa.
A autonomia que o sistema oferece proporciona um fluxo de operação, minimizando erros manuais e reduzindo despesas e desperdícios de recursos.
Além do sistema padronizar os fluxos e controles operacionais, evitando erros como pagamentos fora do prazo, falta de planejamento, compras de recursos sem necessidade e tomadas de decisões.
7 pontos para analisar e escolher o ERP ideal para sua empresa
A escolha do ERP ideal para sua empresa exige informações, clareza e transparência.
Existem alguns itens importantes para analisar antes de tomar uma decisão, separamos 7 pontos que vale a pena conferir de perto para sua aquisição.
1. Analise as reais necessidades da empresa
O primeiro passo a analisar quando se decide contratar um ERP, é fazer um levantamento preciso sobre as necessidades da empresa, que podem variar de acordo com o setor em que atua e porte da empresa.
Portanto, é importante fazer um mapeamento de todos os processos executados no negócio, para descobrir como trabalhar da melhor forma com o software que irá contratar.
2. Determine um orçamento realista
A implantação de um ERP exige um investimento financeiro, e para determinar um valor justo, é necessário fazer um levantamento dos recursos disponíveis para arcar com as despesas.
Os custos desse sistema podem variar de acordo com os módulos, usuários, modelo de negócio e funcionalidades. Por isso, é necessário realizar um orçamento realista para evitar frustrações ou que o financeiro da empresa saia do controle.
3. Avalie as funcionalidades do sistema
Após mapear as necessidades da sua empresa e definir previamente um orçamento, é o momento de avaliar as funcionalidades que cada módulo oferece dentro do ERP que deseja ser solicitado. A maioria dos ERPs, como o Sistema Impacto, contém módulos que incluem:
- Financeiro: Contas a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação bancária…
- Faturamento: Emissão de NF, gestão de comissão…
- Estoque: Controle de estoque, inventário, transferência e rastreamento…
- Produção: Gestão de ordem de produção, controle de ordem de produção, MRP…
- Compras: Controle de nota de entrada, controle de pedidos, cotação de compras…
- Vendas: Gestão de vendedores, PDV, pedidos…
- Assistência Técnica: Gestão de técnicos, ordem de serviço…
- CRM: Cadastro de prospects, relatório de vendas, acompanhamento de atividades…
4. Integrações entre sistemas
Se atentar às ferramentas e sistemas utilizados pela empresa é um fator importante, visto que o melhor ERP seria aquele que é possível fazer a integração. Portanto avalie o ERP que melhor integra com os seus sistemas, para facilitar a organização das informações de sua empresa.
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5. Descubra como é o processo de implantação
Como quinto ponto é importante avaliar como é feita a implantação do sistema dentro da sua empresa. Se atente a pontos como:
- Necessidades da sua empresa;
- Metodologia de implantação;
- Prazo estipulado;
- Tempo de treinamento,
- Quantidade de pessoas necessárias para implantação;
- Quantidades de horas necessárias;
- Acompanhamento pós implantação.
6. Atualizações e manutenção do sistema
No sexto passo é importante conferir se o ERP escolhido existe a manutenção e atualização que todo sistema necessita para se manter seguro e funcionando. Veja se é implícito algum valor extra para isso, ou se a manutenção é como do ERP Sistema Impacto.
A manutenção do Sistema Impacto é realizada com o intuito de assegurar que o sistema esteja sempre funcionando corretamente, evitando problemas e mau funcionamento. O processo é realizado periodicamente para garantir que o sistema esteja sempre operando de forma eficiente e segura.
7. Suporte
Por último, mas não menos importante, avalie como é o suporte pós implantação do ERP. É normal os seus funcionários terem algumas dúvidas no uso do sistema.
Portanto, contratar um ERP que preze por um suporte solucionador de problemas, é um ponto importante a ser avaliado. De nada serve um sistema “mais barato”, mas que não é aproveitado 100% por mau uso.
Siga os tópicos deste guia antes de escolher o ERP que se aliará à gestão da sua empresa.
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