A Nota Fiscal Eletrônica, conhecida como NF-e, é uma documentação digital que substitui a famosa nota fiscal em papel, que serve para documentar uma operação de circulação de mercadoria ou prestação de serviço.
Aprender como emitir uma NF-e é uma dúvida comum, especialmente para empreendedores iniciantes. No entanto, entender e seguir todos os passos para sua emissão é fundamental para cumprir as exigências legais.
Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre quem precisa emitir a NF-e, qual sua importância e o passo a passo. Continue lendo para se informar!
Quem precisa emitir NF-e
Segundo a Lei nº 8.846/94, toda empresa de comercialização de produtos ou prestação de serviço é obrigada a fazer a emissão da nota fiscal, incluindo negócios que contribuem com o ICMS.
Só existe uma exceção para essa regra, que seria os MEIs (Microempreendedores Individuais), que ao vender para uma pessoa física, não são obrigados a gerar nota fiscal, apenas se o comprador exigir.
Caso a empresa que seja obrigada a emitir nota fiscal, não faça esse ato, ela pode ser acusada de sonegação fiscal, que nada mais é do que o ato de deixar de declarar ou mentir para as autoridades fiscais. E isso pode trazer consequências como pagamento de multas, apreensão de mercadoria ou até reclusão.
Qual a importância da NF-e?
A nota fiscal é um instrumento jurídico, no qual a Receita Federal e a Secretaria da Fazendo usam para ter conhecimento de todas as transações e fiscalizar a coleta de impostos relacionados à venda de mercadorias ou prestação de serviços por empresas.
Então para a empresa, a nota fiscal é uma garantia da prestação de serviço e recolhimento dos impostos, além de contribuir para o controle financeiro de uma empresa.
Já para o consumidor, a emissão da nota fiscal é como uma garantia, dando o direito de pedir um reembolso ou troca do produto, ao registrar a sua compra.
Passo a passo como emitir a nota fiscal
Agora, vamos detalhar o processo de emissão de uma nota fiscal:
1. Escolha o tipo de nota fiscal apropriado:
Existem alguns tipos de nota fiscal, que é próprio para cada negócio, então antes de tudo, você precisa entender qual nota você deve emitir. Os três tipos mais comuns são:
- Nota Fiscal de Produtos Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e);
- Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e);
2. Credenciamento no site da SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda):
Antes de emitir uma nota fiscal válida, verifique se o seu CNPJ está registrado na SEFAZ. Alguns estados realizam esse credenciamento automaticamente ao criar a empresa, mas é prudente verificar e, se necessário, realizar o credenciamento no portal da SEFAZ do estado ou município onde a empresa está registrada.
3. Certificado digital:
O certificado digital é essencial para comprovar sua identidade para a emissão da nota fiscal. Para dar continuidade nesse processo, você precisa fazer a compra do certificado, que pode ser feito através da Receita Federal, Caixa Econômica e Serasa.
4. Coleta de dados do cliente:
Para preencher a nota fiscal, você precisará dos seguintes dados:
- Informações da empresa vendedora, como razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e telefone.
- Identificação do cliente, incluindo nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço.
- Detalhes do produto ou serviço, incluindo descrição, quantidade, valor unitário, valor total, impostos e contribuições, data de emissão, número da nota fiscal e informações de transporte, se aplicável.
5. Emissão do documento:
A emissão da nota fiscal pode ser feita com o auxílio de um software, como um sistema ERP, que simplifica o processo, integra informações em áreas como finanças e estoque, e garante segurança durante todas as etapas.
O sistema irá dar mais facilidade para enviar todas as informações, simplificando a parte burocrática e garantindo segurança em todas as etapas.
Um exemplo de sistema ERP é o Sistema Impacto, que oferece benefícios como:
- Controlar e monitorar todas as etapas de produção, desde a chegada da matéria-prima até a entrega do produto final;
- Gerenciar e administrar toda movimentação do estoque, evitando desperdício e falta de matéria-prima;
- Adotar processos durante toda etapa de produção do produto, garantindo a qualidade dele;
- Controlar e gerenciar todo financeiro de forma eficiente, monitorando toda entrada e saída dos recursos;
- Ter facilidade na emissão de todas as notas fiscais, tanto entrada quanto saída, se mantendo em dia com a lei;
- Garantir força de venda para qualquer tipo de venda feita interna ou externa, gerando mais produtividade;
- Se manter atualizado com as melhores soluções e tecnologias que o mercado possa te oferecer.
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