Quando abordamos o tema da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é natural que surjam algumas interrogações. Uma das questões mais comuns é: como cancelar uma NF-e? Afinal, imprevistos são comuns de acontecer, em algum momento, você, como empresário, pode se encontrar na necessidade de anular uma NF-e.
Mas afinal, em até quanto tempo após a emissão de uma NF-e é possível cancelar? Ou quando é de fato necessário fazer esse cancelamento e qual o passo a passo?
Continue lendo este artigo, que iremos te responder todas essas perguntas, além de te orientar passo a passo como fazer o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica.
Quando é necessário o cancelamento de uma NF-e?
Existem diversos motivos que podem desencadear a necessidade de cancelamento de uma NF-e, que vão desde erros de digitação a mudanças nas negociações.
Os motivos são variados, mas separamos as principais quatro razões que causam essa desistência, e vamos discorrer um pouco sobre elas:
Desistência de uma das partes:
Caso uma das partes envolvidas na transação opte por desistir, e o pagamento ou cobrança já tenha sido ajustado, é indicado que se cancele a NF-e que relacionada a aquela negociação.
Erro no preenchimento:
O erro no preenchimento dos dados com certeza é campeão de motivos para cancelamento de uma NF-e. Todos somos humanos, então não estamos isentos a cometer algum erro de digitação, seja ele dados cadastrais do cliente, quantidade, valores, descontos, ou até mesmo informações em geral.
Erro no cálculo dos tributos:
Um erro muito comum também pode ser o cálculo dos tributos. Afinal eles podem variar de acordo com a região, tipo de trabalho e vários outros critérios.
Nesse caso não há nada que possa ser feito, até porque o cálculo errado aumenta de forma indevida os valores de tributos que devem ser pagos. Então para consertar, a nota deve ser cancelada.
Emissão feita na data incorreta:
Emitir um documento fiscal em uma data inadequada é um equívoco frequente. Muitas empresas adiam a emissão para postergar o pagamento de impostos
Mas caso haja alguma falha ou esquecimento, e o documento for emitido em uma data indesejada, é possível cancelar.
Regras para cancelar uma NF-e
O cancelamento de um documento de uma Nota Fiscal só pode ser realizado, dentro de um período de até 24 horas depois da autorização da SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Ou seja, se a emissão do documento foi feita hoje, e ela foi validada às 13:00, o cancelamento poderá ser feito até 12:59 do dia seguinte. Caso isso não ocorra, o cancelamento não poderá ser feito e será necessário recorrer a SEFAZ, para realizar o cancelamento da NF-e.
Após 24 horas, para haver o cancelamento da nota, você será obrigado a recorrer à SEFAZ, e ficará sujeito a penalidades e procedimentos postos pelo seu Estado. Existem dois cenários que você possa se deparar:
- Em alguns estados, como o de São Paulo, o cancelamento da nota após 24 horas é possível com a penalidade de uma multa que equivale a 1,5% do valor total da transação, destinado à Receita Federal.
- Para outros estados, não é possível fazer o cancelamento da nota após 24h.
Passo a passo para cancelar uma NF-e
Após entender as razões que justificam o cancelamento de uma NF-e e as regras aplicáveis, siga os passos simples abaixo:
- Acesse o mesmo sistema de emissão de notas que você utilizou para emitir a NF-e;
- Localize o botão “cancelar” da nota dentro do sistema;
- Em seguida você irá preencher o motivo do cancelamento, podendo usar até mesmo um dos que apresentamos acima;
- Após preencher o motivo do cancelamento, o sistema irá acessar o site da SEFAZ e pedirá pelo cancelamento usando o seu certificado digital;
- Assim que a SEFAZ autorizar, será feito o cancelamento.
É importante ressaltar que, mesmo após o cancelamento, a NF-e deve ser mantida no livro fiscal da empresa. A ausência de qualquer Nota Fiscal, independentemente do status, pode acarretar em multas e sanções.
Facilidade na gestão de NF-e
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender um pouco mais sobre essas exigências fiscais, que toda empresa pede. Se você busca uma gestão mais eficiente, que facilite todos os processos de faturamento da sua empresa, e até de outros setores, um sistema ERP pode te dar esse suporte.
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